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MIT UNSEREN GANZHEITLICHEN LÖSUNGEN

MEHR EFFIZIENZ. KOSTENSENKUNG. BESSERE QUALITÄT.

Optimieren Sie Ihre Einkaufsprozesse mit NEWTRON.

Moderne Einkaufslösungen erleichtern den Workflow und verzahnen sämtliche Prozesse nahtlos ineinander. Durch die Verschlankung und Verzahnung Ihrer Einkaufsprozesse erlangen Sie nicht nur eine effiziente Kostenkontrolle und einen perfekten Überblick, sondern verschaffen sich wieder mehr Zeit für Wesentliches. 

Aus einer Hand bietet NEWTRON Ihnen ganzheitliche Lösungen vom operativen Katalogeinkauf mit Material- und Lagerverwaltung, über strategische Module wie Anfrage/Ausschreibung und Auktion bis hin zum kompetenten managen von Lieferantenbeziehungen mit dem NEWTRON SRM – alles voll integrierbar in Ihr bestehendes ERP-System.

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Gerne beantworten wir persönlich alle Ihre Fragen, zeigen Ihnen die Vorteile von NEWTRON an konkreten Praxisbeispielen und besprechen mit Ihnen Ihre individuellen Ziele für Ihr Unternehmen. 

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NEWTRON SRM

NEWTRON SRM

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Ganzheitliches Lieferantenmanagement über den Lebenslauf Ihrer Partnerschaften – vom Erstkontakt bis zum Ausscheiden.

 

1. NEWTRON Portal

Das Portal ist der zentrale Verwaltungspunkt in Ihrem Lieferantenmanagement. Hier können Sie die Lieferanten-Akten einsehen, Lieferanten können sich initiativ über einen Link auf Ihrer Website hier registrieren oder Sie können selbst über die Kontaktverwaltung schnell und einfach neue Lieferanten anlegen und so den Registrierungsprozess starten.

 

2. Lieferantenregistrierung & Lieferantenqualifizierung

Egal ob Initiativ-Bewerbung von Lieferanten oder aktive Einladung durch Ihren Fachbereich, mit dem elektronischen Standard-Fragebogen (Lieferantenselbstauskunft), der nachgelagerten automatisierten Kategorisierung und dem Prüfungs- und Freigabeprozess werden Ihre Lieferanten schnell und übersichtlich in Ihren Lieferantenpool eingebunden.

 

3. Lieferanten-Akte

Mit der Lieferanten-Akte behalten Sie den Überblick über alle Aktivitäten des jeweiligen Lieferanten. Mit der Erinnerungsfunktion zur Datenaktualisierung und dem Zertifikatsreminder (ISO 9001, ISO 14001, ISO/TS 16949) wird sichergestellt, dass Sie immer über die aktuellsten Daten Ihrer Lieferanten verfügen. Durch die Exportfunktion (Excel) können Sie Ihre Lieferantendaten auch Nicht-Usern übersichtlich zugänglich machen. Als zentrale Ablage aller Informationen ist die Lieferanten-Akte Ihr Werkzeug für effektives Monitoring über die gesamte Geschäftsbeziehung.

 

4. Lieferantenbewertung

Bewerten Sie Ihren Lieferanten periodisch oder adhoc nach Kriterien wie Preis, Qualität, Service oder Nachhaltigkeit - Sie entscheiden was Ihnen in einer Geschäftsbeziehung wichtig ist! Die umfassende Auswertung zeigt genau, wo die Stärken und Schwächen Ihrer Lieferanten liegen und dient Ihnen als Grundlage, um zu entscheiden ob es sich lohnt einen Lieferanten weiterzuentwickeln oder lieber ausscheiden zu lassen. Und wenn Sie den Termin zur Bewertung mal vergessen? Kein Problem, die Erinnerungsfunktion weist Sie rechtzeitig auf eine anstehende Bewertung hin.

ANGEBOTE FÜR NEWTRON SRM

 
Preis auf Anfrage

ANGEBOT ANFORDERN

     
  • Portal im Grunddesign mit Kunden-Logo
  • Initiativ-Bewerbung & Einladung Ihrer Lieferanten
  • Freigabe/Absage einer Registrierung
  • ein Standardfragebogen mit Autokategorisierung & Reminder
  • ein Freigabeverantwortlicher
  • Zertifikatsreminder (Standardzertifikate)
  • Lieferanten-Akte mit Adressdaten, Statistik, Kategorien,Kreditor, Tickets
  • Lieferantenbewertung mit 16 Fragen
  • Materialklassifizierung eClass 5.1.
  • 2-stündige Onlineschulung
  • u.v.m
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ANFRAGE & AUSSCHREIBUNG

IHRE LEISTUNGSFÄHIGE UND MULTIFUNKTIONALE LÖSUNG

Das Modul „Anfrage & Ausschreibung“ ermöglicht eine schnelle Einholung von Lieferantenangeboten in einer identischen, durch den Einkäufer fest vorgegebenen Form. Die damit verbundene Standardisierung der Anfrageprozesse im strategischen Einkauf führt zum einen zu signifikanten Kostenreduktionen durch die Verschlankung bzw. Optimierung des Beschaffungsprozesses (Prozesskosten) und stellt zum anderen ein einheitliches und professionelles Auftreten am Markt sicher. Darüber hinaus wird mit elektronischen Anfragen eine breitere Lieferantenbasis erreicht und durch die Mehrzahl der eingetroffenen Angebote ein realer Einblick in die aktuelle Marktsituation geschaffen.

Das Ausschreibungsmodul zeichnet sich durch eine maximale Flexibilität der Struktur aus: von einfachsten Bedarfen bis zu hochkomplexen Dienstleistungen und TCO Modellen lassen sich alle Bedarfe individuell abbilden. Durch die Verwendung von vorab definierten Vorlagen wird trotzdem eine komfortable und schnelle Nutzung ermöglicht - es entsteht also kein Konflikt zwischen Anwendbarkeit und Komplexität. Mit dem einzigartigen Feature „Angebotssimulation“ ist es darüber hinaus möglich, eine Ausschreibung aus Sicht des Lieferanten zu betrachten und sogar ein komplettes Angebot (simuliert) abzugeben. Somit kann geprüft werden, ob alle Einstellungen korrekt vorgenommen wurden und das Ergebnis gemäß den eigenen Wünschen beim Lieferanten ankommt. Mittels Sourcing im NEWTRON Handelsverzeichnis mit über 80.000 Lieferanten weltweit in allen Branchen und der Lieferantenqualifizierung aus dem eigenen Lieferantenpool lassen sich schnell und einfach geeignete Lieferanten identifizieren. Die interne Lieferantenbasis kann dadurch ausgebaut und die Versorgungssicherheit erhöht werden. Alle Ausschreibungsverläufe, Eingaben und Reaktionen der Lieferanten auf der NEWTRON Handelsplattform werden dokumentiert und mindestens 10 Jahre gespeichert. Ebenfalls werden die einzelnen Bearbeitungsstatus der Lieferanten in einer Verhandlung übersichtlich angezeigt. Diese Transparenz führt zu einer außerordentlich hohen Revisionssicherheit und erlaubt dem Nutzer einen Echtzeit-Überblick über den aktuellen Stand aller Verhandlungen. Durch die Kommunikation „per Klick“ können Spezifikationen/ Änderungen und Bedarfe schnell und einfach an die potenziellen Bieter übermittelt werden. Rückfragen, Wünsche und Angebote der Bieter werden überdies kanalisiert, dokumentiert und standardisiert eingereicht. Durch die feste Vorgabe der Angebotsabgabemöglichkeiten der Lieferanten kann eine detaillierte und aussagekräftige Auswertung auf Knopfdruck erfolgen. Zusätzlich zu den Auswertungsmöglichkeiten hilft der Online-Angebotsvergleich genauso wie die Option, durch die Online-Archivierung ähnliche Anfragen ohne großen Aufwand ad hoc zu eröffnen oder Nachverhandlungen zu starten, dabei, wertvolle Zeit zu sparen.  

ANGEBOT FÜR NEWTRON ANFRAGE & AUSSCHREIBUNG

 
Preis auf Anfrage

ANGEBOT ANFORDERN

   
  • Nutzung des NEWTRON Handelsverzeichnis (NEWTRON Nomenklatur & Lieferantenbasis) für Ihre Ausschreibungen
  • Stammdaten Ihrer Lieferanten selbstständig anlegen
  • Nutzung der NEWTRON Vorlagenbibliothek
  • Online-Angebotsvergleich
  • Standard-Excel-Download
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UNSER DEMO-KATALOG

UNSER DEMO-KATALOG

Getreu dem Motto 'Probieren geht über studieren' möchten wir Ihnen die Möglichkeit geben, sich selbst ein Bild unserer neuen eProcurement-Lösung zu machen. Möchten Sie eine transparente Vorgangsverwaltung, eine hochflexible Workflow-Steuerung oder eine leistungsfähige Katalog- und Artikelverwaltung einsetzen? Sind Sie an der nahtlosen EDI-Integration Ihrer bestehenden System wie ERP, DMS & Co interessiert? Senden Sie uns eine kurze Anfrage und wir stellen Ihnen gerne einen Demo-Zugang zur Verfügung oder leiten Sie in einer Websession durch die umfangreichen Funktionen.

Denn erzählen können wir Ihnen viel, aber erleben können Sie nur selbst!

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MÖCHTEN SIE PARTNER-LIEFERANT WERDEN?

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Stellen Sie Ihre Produkte in unserem Demo-Katalog zur Verfügung und profitieren Sie von zusätzlicher Aufmerksamkeit interessierter einkaufender Unternehmen.

Wir freuen uns über ihre Kontaktaufnahme an

Marketing@newtron.ag

STUDIE: eAUKTIONEN IM EINKAUF

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Wettbewerb bei der Auftragsvergabe führt zu nachhaltigen Einsparungen. Das zeigt eine aktuelle Studie von NEWTRON in Zusammenarbeit mit der Hochschule Koblenz. Darin wurden Auktionsdaten exemplarisch ausgewertet und die Einsparpotenziale überprüft. Analysiert wurden die Cluster F&E und Konstruktion; Anlagen, Maschinen und Werkzeuge; Verwaltung und Betriebsmittel; Dienstleistungen; Energie; IT; Rohstoffe und Produktionsmittel sowie Prüfung und Wartung. Die untersuchten 116 einkaufenden Abteilungen auf fünf Kontinenten mit einem Einkaufsvolumen von 2,1 Mrd. Euro pro Jahr erzielten durch 1.667 eAuktionen mit NEWTRON durchschnittlich 10 % Einsparungen. Die Untersuchung zeigte außerdem: Mit der Anzahl der Gebote und auch bei längerer Dauer der Auktion steigen die Einsparungen. Eine wesentliche weitere Erkenntnis ist, dass Auktionen mit einem kompetenten und erfahrenen Partner wie der NEWTRON AG auch spontan durchgeführt werden können. Zeitraubende Vorbereitungszeit entfällt. Unternehmen, die Kostenführerschaft als wesentlichen Wettbewerbsvorteil für sich definieren, haben Auktionen im Vergabeprozess fest etabliert. Noch nie war es so einfach, Auktionen zu nutzen.

STUDIENERGEBNIS

   

Haben Sie Interesse an einer Zusammenfassung der Ergebnisse?

 

Wir senden Sie Ihnen gern zu.

Mailen Sie uns gerne an Marketing@newtron.ag

PRAXISBEISPIELE

ÜBERZEUGEN SIE SICH SELBST VON UNSEREN VORTEILEN

Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung und hunderten Projekten im strategischen und operativen Einkauf sowie im Lieferantenmanagement ist NEWTRON kompetenter Ansprechpartner für Ihre Bedürfnisse in den Bereichen eProcurement, eSourcing, SRM, EDI, und den dazugehörigen Services.

Sie finden sich in keinem Beispiel wieder? Ihre individuelle Situation ist viel schwieriger?

Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Informations-Gespräch und wir zeigen Ihnen, wie einfach und effzient Beschaffung auch in Ihrem Unternehmen sein kann!

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Sind Sie Kunde und möchten auch Ihre NEWTRON Success Story hier wiederfinden? Setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.

Marketing@newtron.ag
Im März 2006 hat sich der weltweit größte Entwickler von Antriebssystemen entschieden, die zukünftige C-Artikelbeschaffung über die NEWTRON Handelsplattform durchzuführen. In der Anfangsphase hatten die Mitarbeiter Zugriff auf zehn elektronische Lieferantenkataloge. Produkte wie Büromaterial, EDV Verbrauchsgüter, Visitenkarten, Mobiltelefone und Zubehör, Werkzeuge, Maschinen, Elektromechanik, Meßtechnik sowie technische Produkte (Maschinenelemente, Hydraulik, Armaturen, technisches Verbrauchsmaterial), werden ausschließlich elektronisch beschafft. Die Kataloge wurden von den Lieferanten auf Basis eines Qualitätshandbuches erstellt und von NEWTRON sehr genau auf die qualitative Darstellung der Informationen geprüft. Weiter wurden die Lieferanten bei der Erstellung und bei Korrekturen der elektronischen Kataloge sehr intensiv von NEWTRON unterstützt. Das Unternehmen hat als ERP System SAP im Einsatz. Im SAP/EBP (Enterprise Buyer Professional) werden sämtliche User, Rechte und Sichten verwaltet. Die elektronischen Kataloge der Lieferanten des Kunden wurden mit dem jeweiligen Kunden-Sortiment und Preisen auf der Handelsplattform platziert. Die Mitarbeiter des Unternehmens greifen über den EBP via OCI auf die NEWTRON Handelsplattform zu und befüllen aus den ihnen zugewiesenen Katalogen einen Warenkorb. Dieser Warenkorb wird anschließend an den SAP/EBP übergeben und kontiert. Im EBP beginnt ein interner Genehmigungsworkflow zu laufen. Nach erfolgter Genehmigung wird im R3 automatisiert eine Bestellung angelegt. Diese Bestellung wird wiederum automatisiert als Idoc über den unternehmenseigenen Connector an das Rechenzentrum von NEWTRON übergeben. NEWTRON konvertiert die Bestellung in das Format des Lieferanten und übergibt diese an das ERP System des Lieferanten. In weiterer Folge überträgt der Lieferant eine AB im Format des Lieferanten, an das Rechenzentrum der NEWTRON. NEWTRON prüft die AB Daten mit den Bestelldaten. Falls eine Abweichung AB zur Bestellung auftritt, z.B. unterschiedliche Lieferzeiten, so wird eine AB-Abweichungsmeldung erstellt. Diese Meldung wird per eMail an den jeweiligen Beschaffer oder Einkäufer übermittelt. Anschließend wird die AB in das Format Idoc konvertiert und an den unternehmenseigenen Connector übergeben. Dieser übergibt die AB an das R3. Nach erfolgter Auslieferung der Ware durch den Lieferanten, wird vom Anforderer ein Wareneingang im R3 gebucht. Mit der elektronischen Rechnung wird der gesamte Beschaffungskreislauf geschlossen. Der Lieferant übermittelt NEWTRON die elektronische Rechnung im Format, welches er exportieren kann. NEWTRON führt eine vollautomatisierte, vorgelagerte Rechnungskontrolle durch. Dabei wird die elektronische Rechnung mit der elektronischen Bestellung abgeglichen. Falls eine Abweichung aufscheint, wird die elektronische Rechnung an den Lieferanten zur Korrektur zurückgewiesen. Korrekte Rechnungen werden in das Format Idoc konvertiert und an den unternehmenseigenen Connector übergeben. Durch die vorgelagerte Rechnungskontrolle ist gewährleistet, dass der Kunde nur inhaltlich geprüfte und somit korrekte Rechnungen erhält. Mitarbeiter Purchasing: "Unserem Plan, eine einheitliche, lieferantenunabhängige Bestellplattform und den elektronischen Belegaustausch mit Kataloglieferanten in unsere bestehenden EBP/SAP-Prozesse zu integrieren, konnten die Lösungen von NEWTRON vollkommen gerecht werden. Durch das Know-How von NEWTRON und ihre strukturierte Zusammenarbeit mit den Lieferanten konnten in relativ kurzer Zeit grundlegende elektronische Beschaffungsprozessschritte eingeführt werden die sowohl Effizienz- und Qualitätsvorteile in unserem C-Teile-Beschaffungsprozess als auch für den eingebundenen Lieferanten generieren. Unsere bislang durchwegs positiven Erfahrungen mit NEWTRON bauen vor allem auf eine unkomplizierte, flexible Zusammenarbeit und das professionelle Rollenverständnis der NEWTRON als technische und organisatorische Schnittstelle zwischen Kunde und Lieferant(en)."  

Download Praxisbeispiel Antriebssysteme 

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Marketing@newtron.ag

Der weltweit drittgrößte Automobilzulieferer setzt seit Anfang 2008 auf die NEWTRON Handelsplattform. Der Kunde ist durch Unternehmenszukäufe sprunghaft gewachsen und jedes übernommene Unternehmen brachte eine eigene Organisation, eigene Beschaffung und eigene ERP-Systeme mit in den Konzern. Über 50 Standorte aus dem gesamten Konzern erledigen ihre C-Teile-Beschaffung schon über die NEWTRON Handelsplattform und profitieren so von den für den gesamten Konzern ausgehandelten Einkaufskonditionen. Für die unterschiedlichen Unternehmensstrukturen wurden in Zusammenarbeit mit dem Kunden und newtron verschiedene Varianten der Anbindung erarbeitet. Lesen Sie hier das newtron-Interview mit dem Strategischen Einkauf des Kunden:  

WIE BESCHREIBEN SIE EINE AUSGANGSSITUATION FÜR DIE EINFÜHRUNG DER NEWTRON HANDELSPLATTFORM INNERHALB DES KONZERNS?

Die Ausgangssituation ist – wie immer – kompliziert. Man muss die Leute mit ins Boot holen und von dem Nutzen eines neuen Projektes überzeugen. Leider ist dies per Email oder Telefonkonferenz nur schwer möglich, weshalb ich derzeit versuche, so viele Standorte wie möglich persönlich zu besuchen und für das Projekt zu begeistern. Bisher mit großem Erfolg. Bei allen vorgestellten Standorten wurde sofort das Bedürfnis geweckt, so schnell wie möglich die newtron Handelsplattform nutzen zu können.

WIE SCHNELL WIRD SICH DIE INVESTITION FÜR DIE NEWTRON HANDELSPLATTFORM AMORTISIERT HABEN? ROI?

Das ist natürlich abhängig von der Größe des Standortes und der Art der Anbindung (stand-alone oder mit Anbindung an das ERP System). Hier ist leider keine pauschale Aussage möglich.

WAS ZEICHNET IHRER MEINUNG NACH NEWTRON UND DEREN PRODUKTE BESONDERS AUS? WIE EMPFANDEN SIE DIE PROJEKTABWICKLUNG DURCH NEWTRON?

Die Abwicklung durch NEWTRON empfand ich als sehr partnerschaftlich und professionell. NEWTRON ist durch seine Struktur schnell, flexibel und äußerst kooperativ, nahe am Kunden und dessen Bedürfnissen. Mit einem anderen Partner hätten wir unser Projekt vermutlich nur mit erheblichen Schwierigkeiten einführen können.

FÜR IHR UNTERNEHMEN GIBT ES VERSCHIEDENE VARIANTEN DER PLATTFORM – STAND-ALONE ODER MIT INTEGRATION INS ERP-SYSTEM. WELCHE VARIANTE FINDEN SIE BESSER BZW. ZUKUNFTSWEISENDER?

Ich denke, dass unsere Produktionsstandorte ab einem gewissen Volumen von C-Artikeln nicht umhin kommen werden, die NEWTRON Handelsplattform an ihr existierendes ERP-System anzubinden. Denn nur so haben wir die größtmögliche Synergie und natürlich auch nach einem Initialaufwand (Integration von der NEWTRON Handelsplattform in das ERP System) das größte Einsparpotenzial.

IN WELCHE RICHTUNG SOLL SICH DAS PROJEKT IN ZUKUNFT ENTWICKELN? WELCHE WEITEREN SCHRITTE SIND GEPLANT?

Wir haben noch einige Ideen, wie wir die Beschaffungsplattform erweitern möchten, nicht nur die Anbindung von neuen Lieferanten, sondern auch die Punch-out Variante der bestehenden Anbieter auf der Plattform. Wir haben auch angedacht eventuell einen Einkaufsdienstleister (Spot-Buy) mit einzubinden, über den wir weitere Artikel – natürlich in Kooperation mit dem Einkauf – beziehen können. Auch eine Einbindung der Reisestelle ist denkbar und vieles mehr. Ich denke, das Projekt wird mich noch länger begleiten.

WIE WIRD DIE NEWTRON HANDELSPLATTFORM VON DEN BESCHAFFENDEN MITARBEITERN ANGENOMMEN?

Wenn die Mitarbeiter erst einmal von mir „ans Händchen“ genommen worden sind und mit mir die ersten Schritte gemacht haben, sind sie durch die Bank begeistert. Mein Standardspruch lautet: „Wer sich auf Amazon auskennt, kommt auch instinktiv auf der Plattform problemlos zurecht. Man muss den KollegInnen nur die „Angst“ vor der Erstanwendung nehmen, die völlig unberechtigt ist. Auch die User aus der Montage oder der Instandhaltung sind durchweg begeistert, was mich wiederum motiviert, schnellst möglich immer mehr User auf die Einkaufsplattform zu bekommen.

Download Interview Automobilbranche 

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Marketing@newtron.ag

Das Modul eBestellanforderung (eBANF) ermöglicht Bedarfsträgern schnell und intuitiv ihren Bedarfswunsch einzutragen ohne alle Informationen im Vorfeld zu kennen. Eine direkte Anforderungsübermittlung zwischen den internen Abteilungen, dem Einkäufer sowie der Buchhaltung vereinfacht die Bestellabwicklung. Die Anforderungen werden strukturiert, übersichtlich, bearbeitbar und jederzeit einsehbar an den Einkauf übermittelt. eBANF steigert die Transparenz im Gegensatz zu papiergebundenen Prozessen signifikant, da für den Bedarfsträger jederzeit ersichtlich ist, in welchem Bearbeitungsschritt sich seine Anforderung befindet oder aus welchen Gründen eine Ablehnung erfolgt ist. Der typische Prozess der Bedarfsanforderung im Modul eBANF durchläuft vier Stufen: Erfassung, fachliche Qualifikation, Preisfindung und Genehmigung.

ERFASSUNG EINER eBANF

Sollte die Suche in dem vom Einkauf verhandelten Katalog für den Bedarfsträger nicht das gewünschte Ergebnis liefern, ist es möglich einen Bedarf mittels eines standardisierten Erfassungsformulars anzulegen. Nach Eingabe der relevanten Informationen in die definierten Pflichtfelder ist die Bedarfsanforderung vollständig erfasst und kann versendet werden. Um den Bedarf weiter zu konkretisieren, können weitere optionale Felder genutzt werden. Durch die Auswahlmöglichkeit im Formularfeld ‚Warengruppe‘ ist gewährleistet, dass nur die jeweiligen Fachverantwortlichen den angeforderten Bedarf zur Qualifizierung (fachliche Prüfung) erhalten. Das Erfassungsformular wird mit Standardfeldern (Pflichtfelder für eine valide Bestellung) bereitgestellt und ist dadurch sofort einsetzbar. Weitere Felder und Felddefinitionen lassen sich im Rahmen eines Projektes individuell mit dem Kunden abstimmen. Ein Fomular könnte folgenden Umfang haben: eBANF Formular

QUALIFKATION DER eBANF

Nach Absenden des Erfassungsformulars erhält der jeweilige Warengruppenverantwortliche eine Hinweis-Email, die auf die eBANF im System verweist (fachliche Prüfung = ‚Qualifikation‘). Alle Eingaben des Bedarfsträgers können dort bearbeitet und angepasst werden, um den Bedarfswunsch im Hinblick auf eine daraus resultierende Bestellung zu konkretisieren und gegebenenfalls zu berichtigen. Dabei können auch weitere Bedarfspositionen hinzugefügt werden, wenn dies aus fachlichen Gesichtspunkten erforderlich ist. Nach der Freigabe durch den Warengruppenverantwortlichen erhält die Finanzbuchhaltung/Anlagenbuchhaltung den bereits inhaltlich vorqualifizierten Bedarf und kann diesen auf buchhalterische Aspekte, wie Kostenstellen, Budget etc. prüfen. Wenn alle Parameter den Vorgaben entsprechen, kann der Bedarf freigeben werden. Selbstverständlich ist es ebenfalls möglich die eBANF noch weitere Qualifizierungsstufen durchlaufen zu lassen. Die Anzahl der Qualifikationsstufen kann dem Kundenwunsch entsprechend individuell angepasst werden.

PREISFINDUNG

Ein weiterer möglicher Qualifikationsschritt ist die Einbeziehung des Einkaufs. Dieser erhält einen bereits vorqualifizierten Bedarf, um für eine optimale Preisbildung zu sorgen. Dabei kann der Einkauf den angeforderten Bedarf zur Preisfindung in eine Ausschreibung überführen. Nach erfolgreicher Verhandlung wird das angenommene Angebot als bestellfertiger Vorgang zurück an den Bedarfsträger übergeben, der den angeforderten Bedarf dann bestellen kann. Sollte bereits ein geeigneter Lieferant zur Verfügung stehen, kann der Einkauf die Bestellung auch direkt auslösen.

GENEHMIGUNG

Eine aus dem eBANF Modul resultierende Bestellung wird, in Bezug auf kommerzielle Wertgrenzen, wie eine herkömmliche Katalogbestellungen behandelt. Das gegebenenfalls bereits hinterlegte Regelwerk kann damit auch für eBANF Bestellungen (Freitextbestellungen) adressiert werden, sodass keine weitere Einrichtung notwendig ist. Ein separates Regelwerk für Bestellungen aus eBANF ist nach Abstimmung möglich. Vorteile von eBANF mit NEWTRON
  • Schneller Einstieg durch intuitive Oberfläche
  • Vereinfachte Bestellabwicklung durch einheitliche Anforderungen
  • Umfangreiche Qualifikations- und Genehmigungsworkflows abbildbar
  • Permanente Dokumentation Archivierung des gesamten Bedarfs- und Bestellzyklus
  • Bedarfsbündelung schafft klare Anforderungsübersicht
  • Direkte Überführung in Ausschreibung oder Auktion möglich
 

Download Praxisbeispiel eBANF 

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Für die Verhandlung von Dienstleistungen wird ein 3-stufiger Prozess zur Evaluierung von strategischen Partnern angewendet.
  1.  Identifikation und Vorqualifizierung strategischer Partner über eine Anfrage (RFI). Dabei stehen drei Fragen zentral:
    1. Besteht grundsätzlich Interesse an einer Zusammenarbeit?
    2. Ist die Dienstleistung erbringbar?
    3. Welche Ausschluss- und Minderkriterien werden definiert?
  2. Erhebung qualitativer Kriterien (Lieferzeiten, Kapazitäten etc.) sowie quantitativer Kriterien (Preise) anhand einer fest vorgegebenen und auswertbaren Struktur über eine Ausschreibung (RFQ).
  3. Endverhandlung der Konditionen und des eindeutig beschriebenen Gesamtpaketes über eine Reverse Auction. Im NEWTRON-Handelsverzeichnis können derzeit über 130 Reinigungsunternehmen ausgewählt und zur Ausschreibung eingeladen werden. Zu jedem gelisteten Dienstleister sind Stammdaten hinterlegt sodass weitere Details angezeigt werden können.
  In unserem Beispiel wurde die Standard- und Glasreinigung von 15 verschiedenen Verwaltungsgebäuden mit einem Vertrag über 1 Jahr angefragt. Dafür wurden die zu erbringenden Reinigungsdienstleistungen je Gebäude in einem Leistungsverzeichnis genau spezifiziert und als umfangreiche Anlage an die Ausschreibung angefügt. Eine Anlage zur Spezifizierung des Auftrages könnte wie folgt aussehen: anlage_ausschreibung
Sämtliche Ausschreibungsdaten wurden dann auf der NEWTRON Handelsplattform eingestellt. Zur Qualifizierung der einzelnen Dienstleister wurden auch entscheidende Kriterien (Zugehörigkeit zur Innung; Meisterbetrieb etc.) im Rahmen der Ausschreibung angefragt und mussten von den Bietern bestätigt werden. Die eingegangenen Angebote wurden nun strukturiert über die NEWTRON Handelsplattform in tabellarischer und graphischer Form ausgewertet. Alle Ausschreibungs- und Angebotsdaten können stets heruntergeladen und somit auch außerhalb der Plattform gespeichert werden. Nach Abgabe der Angebote wurden die sechs Bestgebote mittels einer Reverse Auction in zwei Auktionspaketen verhandelt. Dabei mussten die Bieter die Angebotspreise aus der Ausschreibung übernehmen. In der Auktion wurden dann wiederum noch einmal 133 Gebote abgegeben. Durch die angeschlossene Auktion wurde das Bestgebot der Ausschreibung nochmal um weitere 9% reduziert. Fazit: Im Rahmen der durchgeführten Ausschreibung konnten interessante Anbieter identifiziert werden, die im Rahmen der Auktion in einen Preiswettbewerb getreten sind, wodurch eine signifikante Preisreduzierung erzielt werden konnte.

VORTEILE

  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Umfangreiche Anlagen in der Ausschreibung zur genauen Definition der Anforderung an die Dienstleistung
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Effektiver Verhandlungsprozess über Reverse Auctions
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten
 

Download Praxisbeispiel Reinigungsdienstleistungen 

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Für die Verhandlung von Dienstleistungen wird ein 3-stufiger Prozess zur Evaluierung von strategischen Partnern angewendet.
  1. Identifikation und Vorqualifizierung strategischer Partner über eine Anfrage (RFI). Dabei stehen drei Fragen zentral:
    1. Besteht grundsätzlich Interesse an einer Zusammenarbeit?
    2. Ist die Dienstleistung erbringbar?
    3. Welche Ausschluss- und Minderkriterien werden definiert?
  2. Erhebung qualitativer Kriterien (Lieferzeiten, Kapazitäten etc.) sowie quantitativer Kriterien (Preise)n anhand einer fest vorgegebenen und auswertbaren Struktur über eine Ausschreibung (RFQ).
  3. Endverhandlung der Konditionen und des eindeutig beschriebenen Gesamtpaketes über eine Reverse Auction. Im NEWTRON-Handelsverzeichnis können geeignete Unternehmen für Landschaftspflege ausgewählt und zur Ausschreibung eingeladen werden. Zu jedem gelisteten Dienstleister sind Stammdaten hinterlegt, sodass weitere Details angezeigt werden können.
  In unserem Beispiel wurde die landschaftliche Pflege für ein Areal mit ca. 20 Hektar mit einem Vertrag über 1 Jahr angefragt. Dafür wurden die zu erbringenden Pflegedienstleistungen in einem Leistungsverzeichnis genau spezifiziert und als umfangreiche Anlage an die Ausschreibung angefügt. Sämtliche Ausschreibungsdaten wurden dann auf der NEWTRON Handelsplattform eingestellt. Zur Qualifizierung der einzelnen Dienstleister wurden auch entscheidende Kriterien (Zugehörigkeit zur Innung; Meisterbetrieb etc.) im Rahmen der Ausschreibung angefragt und mussten von den Bietern bestätigt werden. Die eingegangenen Angebote wurden dann strukturiert über die NEWTRON Handelsplattform in tabellarischer und graphischer Form ausgewertet. Alle Ausschreibungs- und Angebotsdaten standen dabei auch als Download zur Verfügung und konnten somit auch außerhalb der Plattform gespeichert werden. Nach Abgabe der Angebote wurden die fünf Bestgebote mittels einer Reverse Auction verhandelt. In der Auktion wurden dann wiederum noch einmal 98 Gebote abgegeben. Durch die angeschlossene Auktion wurde das Bestgebot der Ausschreibung nochmal um weitere 18% reduziert. Fazit: Im Rahmen der durchgeführten Ausschreibung konnten interessante Anbieter identifiziert werden, die im Rahmen der Auktion in einen Preiswettbewerb getreten sind, wodurch eine signifikante Preisreduzierung erzielt werden konnte.  

VORTEILE

  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Umfangreiche Anlagen in der Ausschreibung zur genauen Definition der Anforderung an die Dienstleistung
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Effektiver Verhandlungsprozess über Reverse Auctions
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten
 

Download Praxisbeispiel lanschaftl. Pflegearbeiten 

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Marketing@newtron.ag

DAS RFX-MODUL

Eingebettet in die NEWTRON Handelsplattform, ist das NEWTRON RFX-Modul ein beliebig skalierbares Anfrage-/Bestelltool, um strukturiert Bedarfe bei Lieferanten anzufragen und nach definierten Workflows zu bestellen. Im Bereich RFX hat NEWTRON bereits viele hundert Projekte durchgeführt, sodass auch für neue Projekte auf wertvolle praxisnahe Erfahrungen zurückgegriffen werden kann. Individuelle Anforderungen werden dabei natürlich stets berücksichtigt, um die jeweils optimale Lösung je nach Branche und Unternehmensbedürfnissen zu finden. In diesem Beispiel geht es um die Grundlagen der Lösung, bei der ohne den Einsatz von eProcurement-Modulen, wie Katalog oder Lagerverwaltung, Bestellungen direkt über das RFX-Modul ausgelöst werden können, was für bestimmte Unternehmen oder Geschäftsprozesse sinnvoll ist.  

HANDELSPLATTFORM FÜR ZENTRALEN ÜBERBLICK

Die Handelsplattform ist das Zentrum für alle NEWTRON Module. Neben administrativen Funktionalitäten, wie z.B. Stammdatenverwaltung, Vertreterregelungen und Aufgabenplanung, steht auch ein Nachrichtensystem zur Kommunikation mit den Geschäftspartnern zur Verfügung. So lassen sich aus so gut wie jedem Prozessschritt automatisiert Nachrichten versenden, die im Betreff auf den jeweiligen Vorgang referenzieren. Damit liegt die Kommunikation immer revisionssicher auf der Plattform; die Nachrichten lassen sich allerdings auch per Outlook empfangen und sogar beantworten. Ein userspezifisches Dashboard bzw. Cockpit sorgt für den nötigen Überblick über laufende Vorgänge, Fristabläufe und wichtige Prozesse. Das Cockpit lässt sich mit Widgets individuell gestalten und an die Bedürfnisse des jeweiligen Users anpassen.  

EFFIZIENTE UND SICHERE PROZESSE DURCH STAMMDATENGERÜST

Wie für alle NEWTRON-Module bildet das Stammdatengerüst die Basis für effiziente und sichere Einkaufsprozesse. Analog zu SAP besteht das Stammdatenmodel aus Mandaten, Divisionen, Buchungskreisen, Standorten und Usern (mit entsprechenden Kostenstellenzuordnungen, Genehmigungsworkflows usw.). Die Pflege dieser Daten ist einerseits mit standardisierten Importdateien möglich. NEWTRON bietet allerdings auch zusätzlich die Möglichkeit, Stammdatenmanagementsysteme wie z.B. LDAP (Lightweight Directory Access Pool) anzubinden, um die Datensätze über eine Schnittstelle zu synchronisieren. Ein Rechte-/Rollenkonzept ergänzt das Stammdatenmodell und ermöglicht es, gezielt Nutzergruppen zu erfassen, die sich um definierte Prozesse kümmern.  

LIEFERANTENSTAMMDATEN UND HANDELSVERZEICHNIS

Die Lieferantenstämme können, wie die User-Stammdaten auch, über von newtron zur Verfügung gestellte Importtabellen gemeldet werden. Zusätzlich steht das NEWTRON Handelsverzeichnis zur Verfügung, welches mehr als 80.000 Lieferanten aus unterschiedlichsten Branchen beinhaltet, die in Sourcing-Prozesse eingebunden werden können.

PRAXISORIENTIERTE VORLAGEN UND FORMULARE

Die Tools von NEWTRON bieten verschiedene Möglichkeiten um Bedarfe strukturiert bei Lieferanten anzufragen. Zum einen steht ein Vorlagenverzeichnis für unterschiedliche Branchen zur Verfügung, welches praxisorientiert und in Zusammenarbeit mit unseren Kunden entstanden ist. Diese Vorlagen werden standardmäßig zur Verfügung gestellt. Zusätzlich lassen sich dank generischer Formularstruktur individuelle Anfrageszenarien entwerfen, die im Rahmen der Projektarbeit abgestimmt und nach umfangreicher Beratung implementiert werden.  

GENERISCHE FORMULARSTRUKTUR UNDD WORKFLOW-STEUERUNG

Die Formularstruktur ist vom Grundaufbau in Rahmen- und Positionsdaten unterteilt. In den Rahmendaten lassen sich Informationen wie allgemeine Einkaufsbedingen (z.B. als PDF) oder Standardanschreiben bereits fest hinterlegen. Anhand von verschiedensten Merkmalsfeldern, Drop-Downs (z.B. mit hinterlegten Datentabellen), Listen- und Eingabefeldern, lässt sich ein Bedarf soweit spezifizieren, bis das System automatisch eine bereits vorkonfigurierte Positionsebene einfügt. Eine Vielzahl von Stellschrauben sowie individuelle Abhängigkeiten und Formularlogiken lassen sich dabei im Rahmen der Projektarbeit festlegen und mit entsprechenden Daten/Feldern verknüpfen. Auf diese Weise lässt sich ein flexibler Workflow vorkonfigurieren, der den anfragenden Nutzer immer in die richtigen Prozessabschnitte steuert und Fehleingaben ausschließt. So kann z.B. auf Basis von gewählten Anfragedaten eine weitere Nutzergruppe angesteuert werden, die den bestehenden Bearbeitungsstand weiter bearbeiten oder genehmigen muss. Danach lässt sich der Vorgang wieder an den Bedarfsträger übertragen, der nun weitere Schritte/Eingaben vornehmen kann, bis anhand der konfigurierten Daten eine passende Lieferantenliste ermittelt wird. Nach dem Anfrageversand können die Lieferanten in definierten Lieferantenfeldern ihre Eingaben tätigen, aus denen sich dann Preis-/Kostenpositionen ergeben. Nach Erhalt der Angebote auf eine Anfrage, stehen dem Bedarfsträger Angebotsvergleiche zur Verfügung, die sich in komplexerer Form in Excel exportieren und dort weiter bearbeiten lassen. Darauf folgend kann nun auf der Plattform die Vergabe getätigt und bei Bedarf eine Bestellung im ERP-System angelegt werden. Dank konformer Stammdaten und zuvor definierter Kontierungsinformationen, ist eine valide Bestellanlage über die im Rahmen der Projektarbeit abgestimmte technische Infrastruktur möglich.  

AUSZÜGE FUNKTIONEN RFX-MODUL

  • Dank generischer Formularstruktur individuelle Beschaffungsszenarien darstellbar
  • ERP-Bestellschnittstelle
  • Angebots-/Merkmalsauswertung
  • User- und Lieferantenstammdaten im System bilden Basis für valide Prozesse
  • Workflowsteuerung: Abhängigkeiten und Logiken innerhalb des Anfrageformulars zur Steuerung von Folgeprozessen
  • Logikprüfungen zur Vermeidung von Fehleingabe
 

IHRE VORTEILE

  • Transparenz, Überblick und schnelle Einkaufserfolge
  • Schneller Einstieg dank Vielzahl an bewährten Standardvorlagen für gängige Ausschreibungsszenarien
  • Optional Erstellung individueller Ausschreibungen mit umfangreichen Werkzeugen
  • Großer Lieferantenpool - Mehr als 50.000 Lieferanten sofort verfügbar
  • Eigene Lieferanten hinzufügbar
  • Intuitive Benutzeroberfläche
  • Beste Vergleichsmöglichkeit - Per Mausklick oder Datei-Download erhalten Sie einen komfortablen Angebotsvergleich mit Ausweisung des günstigsten Angebots

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Marketing@newtron.ag

Durch die langjährige Präsenz am Markt und Erfahrungen zu Informationsanfragen, Ausschreibungen und Auktionen für Kartonagen, ist NEWTRON kompetenter Partner in diesem Bereich. In unserem Beispiel wurden in der groß angelegten Marktstudie über acht Wochen insgesamt 90 deutsche, österreichische, schweizerische und tschechische Lieferanten angefragt, ihre Angebote für einen Bedarf an diversen Kartonagen für zwei Jahre auf der NEWTRON Handelsplattform abzugeben. Von sechs Lieferanten wurden für 78 Kartonage-Typen Detailangebote ermittelt. Die abgegebenen Angebote wurden strukturiert über die NEWTRON Handelsplattform in tabellarischer und graphischer Form ausgewertet. Alle Ausschreibungs- und Angebotsdaten standen dabei auch als Download zur Verfügung und konnten somit auch außerhalb der Plattform gespeichert werden. Die bis dahin eingegangenen Angebote ergaben bereits ein Einsparpotential von 21%. Nach Selektion der Angebote wurden vier Gesamtanbieter zu einer Reverse Auction eingeladen. Dort reduzierten die Lieferanten ihren Angebotspreis noch einmal um 6,5 – 9%. Insgesamt konnten Einsparpotenziale bis von 25% ermittelt werden. Sogar die Stammlieferanten reduzierten ihre Preise um 10%. Fazit: Im Rahmen der durchgeführten Marktstudie konnten interessante Anbieter identifiziert werden, die im Rahmen der Auktion in einen Preiswettbewerb getreten sind. Das Ergebnis zeigt, dass durch eine gezielte Ausschreibung mit anschließender Auktion signifikante Preisreduzierungen - sogar bei Stammlieferanten - erzielt werden konnten.  

VORTEILE

  • Effizient Marktsondierung durchführen
  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Effektiver Verhandlungsprozess über Reverse Auctions
  • Erhöhung des Preiswettbewerbsdrucks
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten
 

Download Marktstudie Kartonagen 

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Marketing@newtron.ag

Durch die langjährige Präsenz am Markt und Erfahrungen aus mehr als 250 Projekten zu Informationsanfragen, Ausschreibungen und Auktionen für Blechteile, ist NEWTRON kompetenter Partner in diesem Bereich. Im NEWTRON-Handelsverzeichnis sind mehr als 500 Lieferanten für Blechteile gelistet, sowie 25 untergeordnete Produktgruppen zur genauen Spezifizierung des Bedarfs. Zu jedem gelisteten Lieferanten sind Stammdaten in unterschiedlichem Umfang hinterlegt. In unserem Beispiel wurden diverse Blechteile über Zeichnungen auf der NEWTRON Handelsplattform ausgeschrieben. Die Ausschreibung wurde in einem internationalen Rahmen und mit 23 Lieferanten durchgeführt. Angefragt wurde ein Vertrag über 5 Jahre, wobei in den Jahren 2 bis 4 zusätzliche jährliche Savings von 3% inkl. Werkzeugkosten vorgegeben waren. Pro Blechteil wurde die Menge, die über mehrere Jahre benötigt wird, angefragt, inkl. vorgegebenen Preisabbaustufen, variablen Materialkosten und fixen Werkzeugkosten. Die eingegangenen Angebote wurden nun strukturiert über die NEWTRON Handelsplattform in tabellarischer und graphischer Form ausgewertet. Alle Ausschreibungs- und Angebotsdaten können stets heruntergeladen und somit auch außerhalb der Plattform gespeichert werden. Nach Selektion der besten Angebote wurde das Bestgebot über eine anschließende Auktion um weitere 15% reduziert. An der Auktion waren 14 Lieferanten beteiligt, die 167 Gebote abgegeben haben.  

VORTEILE

  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Effektiver Verhandlungsprozess über Reverse Auctions
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten
 

Download Praxisbeispiel Blechteile 

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Marketing@newtron.ag

Durch die langjährige Präsenz am Markt und Erfahrungen zu Informationsanfragen, Ausschreibungen und Auktionen für Büromaterial, ist NEWTRON kompetenter Partner in diesem Bereich.  

AUKTION FÜR TONER

Mittels einer Auktion sollte für einen Verlag ein Lieferant für 1.600 Toner mit einem 5-stelligen Transaktionsvolumen selektiert werden. Dafür wurden fünf ausgewählte Lieferanten zu einer 40-minütigen Rang Auktion eingeladen. Die minimale Gebotsdifferenz lag bei 500,00€. Die Bieter konnten jeweils nur das Bestgebot und ihren eigenen Rang einsehen und mussten sich aufgrund dieser Informationen selbst unterbieten, um den Zielpreis zu erreichen. Es wurden insgesamt 30 Gebote abgegeben und es konnte ein Auktionseffekt von 16% beim Sieger erreicht werden.  

AUSSCHREIBUNG UND AUKTION DRUCKER- UND KOPIERPAPIER

Für einen Verlag wurde ein Gesamtbedarf an Drucker- und Kopierpapier, bestehend aus 14 verschiedenen Papiersorten, angefragt. Die in der Ausschreibung eingegangenen Angebote wurden strukturiert über die NEWTRON Handelsplattform in tabellarischer und graphischer Form ausgewertet. Alle Ausschreibungs- und Angebotsdaten standen dabei auch als Download zur Verfügung und konnten somit auch außerhalb der Plattform gespeichert werden. Nach Selektion der besten Angebote wurden elf Lieferanten eingeladen zu einer Rang Auktion eingeladen. Neun Lieferanten haben schlussendlich an der Auktion teilgenommen. Es sollte ein verdeckter Zielpreis von 200.000€ erzielt werden. Ein Vertrag kam nur bei einer Erreichung des Zielpreises zustande. Jeder Bieter konnte während der Auktion seinen Rang und das derzeitige Bestgebot einsehen und sich dann mit einem minimalen Gebot von 500€ selbst unterbieten. Das Bestgebot der Ausschreibung wurde so um weitere 8% reduziert. Insgesamt konnte eine Einsparung von 21% erreicht werden. Fazit: Im Rahmen der durchgeführten Ausschreibung konnten interessante Anbieter identifiziert werden, die im Rahmen der Auktion in einen Preiswettbewerb getreten sind, wodurch eine signifikante Preisreduzierung erzielt werden konnte.  

VORTEILE

  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Effektiver Verhandlungsprozess über Rang Auktion
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten
 

Download Praxisbeispiel Büromaterial 

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Marketing@newtron.ag

Durch die langjährige Präsenz am Markt und Erfahrungen aus jährlich über 2.600 Verhandlungen im Bereich Zeichnungsteile, ist NEWTRON kompetenter Partner in diesem Bereich. Im NEWTRON-Handelsverzeichnis sind mehr als 1.000 aktive Lieferanten für Drehteile gelistet. Zu jedem gelisteten Lieferanten sind Stammdaten in unterschiedlichem Umfang hinterlegt. In unserem Beispiel wurden 102 verschiedene Drehteile aus Messing mit einem Ausschreibungsvolumen von fast 1,2 Mio. € auf der NEWTRON Handelsplattform ausgeschrieben. Angefragt wurde eine Planmenge von 8,9 Mio. Stück als Gesamtpaket im Rahmenvertrag. Es musste sowohl Stückpreis als auch Gesamtpreis ausgewiesen werden. Die genauen Spezifikationen des Drehteils wurden mittels einer CAD-Zeichnung als Ausschreibungsanhang übermittelt. Die eingegangenen Angebote wurden strukturiert über die NEWTRON Handelsplattform in tabellarischer und graphischer Form ausgewertet. Alle Ausschreibungs- und Angebotsdaten standen dabei auch als Download zur Verfügung und konnten somit auch außerhalb der Plattform gespeichert werden. Nach Selektion der besten Angebote wurden 15 Lieferanten für eine Rang Auktion mit Gewichtung ausgewählt. Die einzelnen Positionen wurden auf vier Pakete verteilt. Innerhalb einer halben Stunde hatten die Bieter dann die Chance sich mit Mindestgeboten von 1.000 € selbst zu unterbieten. Das Bestgebot der Ausschreibung wurde so um weitere 5% reduziert. Insgesamt konnte eine Einsparung von 11% erreicht werden. Fazit: Im Rahmen der durchgeführten Ausschreibung konnten interessante Anbieter identifiziert werden, die im Rahmen der Auktion in einen Preiswettbewerb getreten sind, wodurch eine signifikante Preisreduzierung erzielt werden konnte.  

VORTEILE

  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Effektiver Verhandlungsprozess über Rang Auktion
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten
 

Download Praxisbeispiel Drehteile 

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Marketing@newtron.ag

Im Bereich Gussteile kann NEWTRON auf Erfahrungen aus mehr als 250 Projekten zu Informationsanfragen, Ausschreibungen und Auktionen zurückgreifen. Im Handelsverzeichnis sind zu Gussteilen mehr als 500 Lieferanten mit 34 untergeordneten Produktgruppen zur genauen Spezifizierung des Bedarfs gelistet. Ausgeschrieben wurde bei unserem Kundenbeispiel ein Jahresvertrag für 9 verschiedene Alugussteile mittels CAD-Zeichnungen. 48 internationale Lieferanten wurden über das NEWTRON Handelsverzeichnis eingeladen, an der Ausschreibung teilzunehmen, wovon 20 Lieferanten ein qualifiziertes Angebot unterbreiteten konnten. Zu diesem Zeitpunkt war bereits ein Verbesserungspotential gegenüber dem historischen Einkaufspreis von 13% zu vermerken. Um noch weitere Einsparungen zu erzielen, wurden anschließend 8 Lieferanten zu einer Auktion über die NEWTRON Handelsplattform eingeladen. Die Reverse Auction wurde als Rangauktion mit Lieferantengewichtung durchgeführt, d.h. Lieferanten, die als neue Lieferanten mitgeboten haben, erhielten einen Aufschlag in Höhe der Kosten zur Lieferantenentwicklung (Audit-, Prüf- und Wechselkosten). Somit konnte ein fairer Wettbewerb zwischen den Stammlieferanten und potentiellen neuen Lieferanten erzeugt werden. Durch die Auktion konnte das beste Ausschreibungsgebot nochmals um 8,9 % reduziert werden, wodurch im Gesamtergebnis ein Einsparpotential gegenüber den historischen Einkaufspreisen um über 20% ermittelt wurde.  

VORTEILE

  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Effektiver Verhandlungsprozess über Reverse Auctions
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten
 

Download Praxisbeispiel Gussteile 

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Marketing@newtron.ag

Durch die langjährige Präsenz am Markt und Erfahrungen zu Informationsanfragen, Ausschreibungen und Auktionen für Kabel, ist NEWTRON kompetenter Partner in diesem Bereich. In unserem Beispiel wurden Kabel für Endgeräte, Kabelbäume zum Einbau in technische Produkte, Datenverkabelungen und Kabelkanäle für die Automobilindustrie auf der NEWTRON Handelsplattform ausgeschrieben. Die Ausschreibung wurde multilingual in einem internationalen Rahmen durchgeführt. Der Fokus lag dabei mehr auf der Materialkosteneinsparung durch einen Multi-Year-Contract und weniger auf der Prozesseffizienz. Die Aufgabenstellung war zunächst die Strukturierung eines Anfragepakets. Es wurden ausgehend von Fertigungsschwerpunkten bestehender Partner und einer Analyse der Informationsanfrage drei Schritte durchlaufen. 1. Ermittlung eines strukturierten Lieferantenprofils durch multilingual abgebildete Informationsanfragen. Dazu wurde der Lieferantenfragebogen mit individuell an das Projekt angepassten Fragen gefüllt und dieser den Lieferanten für einen festgelegten Zeitraum zum Ausfüllen zur Verfügung gestellt. Dabei ging es unter anderem um Fragen wie:
  • Bennen Sie Produktionsstandorte
  • Welche Fertigungstechnologien haben Sie?
  • Welche Freigaben aus der Automotive-Industrie haben Sie?
  • Haben Sie eine Drahtfertigung?
  • Haben Sie eine EDI Anbindung?
  • Welche aktuellen Zertifizierungen weisen Sie vor?
  • Wie sieht eine mögliche Wochenproduktion aus?
  • U.v.m.
  2. Einladung der geeigneten Lieferanten zur Ausschreibung. In der Ausschreibung können, neben den Standardwerten wie Preisen, auch noch zusätzliche Informationen integriert werden. In diesem Fall wurde dort die Interessensbekundung zu Mehrjahresverträgen, die Bitte um gezielte Ausweisung der Lieferzuschläge für Ungarn, China und Mexiko sowie einen Hinweis zu den Qualitätssicherungsvorgaben integriert. 3. Die eingegangenen Angebote wurden strukturiert über die NEWTRON Handelsplattform in tabellarischer und graphischer Form ausgewertet. Alle Ausschreibungs- und Angebotsdaten standen dabei auch als Download zur Verfügung und konnten somit auch außerhalb der Plattform gespeichert werden Überführung in eine Auktion Nach Selektion der besten Angebote wurden diese in eine Auktion überführt. Das Bestgebot konnte somit um weitere 8% reduziert werden. An der Auktion waren drei Lieferanten beteiligt, die in 2,5 Stunden 70 Gebote abgegeben haben.

VORTEILE

  • Effiziente und schnelle Erlangung eines Marktüberblicks, auch für umfangreiche Anfragen
  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Einsatz von Auktionen als alternatives, unterstützendes Verhandlungsinstrument, um Einsparpotenziale aufzuzeigen
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Identifizierung strategischer Lieferanten und damit Fokussierung auf einen notwendigen Lieferantenstamm
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten

Download Praxisbeispiel Kabel Automobil 

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Marketing@newtron.ag

Durch die langjährige Präsenz am Markt und Erfahrungen zu Informationsanfragen, Ausschreibungen und Auktionen für Kabel, ist NEWTRON kompetenter Partner in diesem Bereich. In unserem Beispiel wurden für ein internationales Telekommunikationsunternehmen die Konditionen für Fuhrparkleasing neu ausgeschrieben und verhandelt. Dazu wurden zunächst die Fahrzeugtypen erfasst. Auch wenn laut der internen Car-Policy die anspruchsberechtigten Mitarbeiter eine sehr flexible Auswahl zwischen fünf Marken haben, waren doch 70% des Fuhrparks Fahrzeuge einer einzigen Marke. Zudem wurde neben dem Einkauf auch die Fachabteilung involviert, um qualitative Faktoren zu definieren und deren Gewichtung insgesamt abzustimmen. Im Rahmen einer Ausschreibung wurden die bestehenden Partner sowie neu recherchierte potenzielle Dienstleister kontaktiert. Angefragt wurden 332 Positionen. Diese wurden mittels eines Excel-Uploads ins System eingestellt. Auch das umfangreiche Lastenheft mit 93 Einzelpunkten wurde den Lieferanten auf diesem Wege zur Verfügung gestellt. Hier wurden u.a. Fragen nach Mindestabnahmepflichten, Einzelvertragskonditionen und Finanzierungsformen zusammengefasst. Dabei konnte der Einkäufer den Lieferanten die Struktur der Antwort exakt vorgeben, wodurch eine transparente und einheitliche Auswertung der Antworten gewährleistet wurde. In den einzelnen Positionen konnten dann im Menü Preis, Menge und Spezifikationen eingetragen werden. Im Menüpunkt ‚Spezifikation‘ konnte neben dem Produktnamen und der Produktgruppe auch ein Beschreibungstext eingegeben werden, in dem u.a. auf den Anhang verwiesen wurde. Im Menüpunkt ‚Preis/Menge‘ wurde die geforderte Quantität angegeben und ein damit zusammenhängender Zielpreis hinterlegt. Zudem wurden die Preisbestandteile „Servicerate“ und „Logistikrate“ neben der „Finanzrate“ separat abgefragt. Eine Detaillierung dieser Preise erfolgte über ein mitgeführtes Datenblatt. Das umfangreiche Auswertungs-Tool erlaubte dem Einkäufer die verschiedenen Parameter der Ausschreibung (Preis und Qualität) individuell zu gewichten, um so die eigenen Bewertungsmaßstäbe auf der Plattform abzubilden. Auch die abgefragten Merkmale konnten einzeln mit unterschiedlichen Punktwerten versehen werden. So konnten die vorgegebenen Antworten einer Auswahlliste individuell bewertet werden oder aber Intervalle definiert werden (bei Antworten mit Zahlenwerten), denen ein unterschiedlicher Punktwert zugeordnet wurde. Die eingegangenen Angebote wurden dann strukturiert über die NEWTRON Handelsplattform in tabellarischer und graphischer Form ausgewertet. Insgesamt sind fünf Angebote eingegangen; vier davon haben den kompletten Umfang erfüllt. Aufgrund der zuvor vom Einkäufer festgelegten Kriterien ermittelte das System ein Gesamtergebnis, welches Preis- und Merkmalsauswertung über ein Punktwertverfahren vereinigte. Alle Ausschreibungs- und Angebotsdaten standen dabei auch als Download zur Verfügung und konnten somit auch außerhalb der Plattform gespeichert werden. Nach Abgabe der Angebote wurden die vier Bestgebote mittels einer Auktion mit einer Dauer von 80 Minuten erneut verhandelt. Insgesamt wurden 26 Gebote abgegeben und das Bestgebot der Ausschreibung wurde nochmal um weitere 2% reduziert. Im Ergebnis haben sich zwei Anbieter auf einem vergleichbaren Niveau platziert und einen preislichen Vorteil von 5% gegenüber den Ist-konditionen erzielt. Fazit: Durch eine Ausschreibung konnte schnell und effizient ein Marktüberblick erzielt werden. Durch eine entsprechend der Zielsetzung definierten Auktion konnten die Preisvorteile nach der Ausschreibung noch weiter optimiert werden.  

VORTEILE

  • Effiziente und schnelle Erlangung eines Marktüberblicks, auch für umfangreiche Anfragen
  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Einsatz von Auktionen als alternatives, unterstützendes Verhandlungsinstrument, um Einsparpotenziale aufzuzeigen
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Identifizierung strategischer Lieferanten und damit Fokussierung auf einen notwendigen Lieferantenstamm
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten
 

Download Praxisbeispiel Leasing 

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Marketing@newtron.ag

Im NEWTRON-Handelsverzeichnis sind mehr als 34.000 Lieferanten in 55.000 Produktgruppen unter dem Schlagwort‚ TFT-Monitore‘ gelistet. Zu jedem gelisteten Lieferanten sind Stammdaten in unterschiedlichem Umfang hinterlegt. In unserem Beispiel wurden TFT-Monitore in den Größen 15-21 Zoll auf der NEWTRON Handelsplattform ausgeschrieben. Die Ausschreibung wurde ohne Volumen erstellt und richtete sich an Lieferanten, die den zukünftigen Ersatzteilbedarf decken. Relevant waren somit nur Stückpreise der TFT-Monitore. Die eingegangenen Angebote wurden nun strukturiert über die NEWTRON Handelsplattform in tabellarischer und graphischer Form ausgewertet. Alle Ausschreibungs- und Angebotsdaten standen dabei auch als Download zur Verfügung und konnten somit auch außerhalb der Plattform gespeichert werden. Nach Selektion der besten Angebote wurde das Bestgebot über eine anschließende Reverse Auction um durchschnittlich weitere 10% reduziert. An der Auktion waren innerhalb von zwei Stunden 8 Lieferanten beteiligt, die 120 Gebote abgegeben haben. Auffällig war, dass die teuren/qualitativ hochwertigeren Lieferanten im Vergleich mehr reduzierten (bis zu 35%), da sie zu den Günstigeren in Konkurrenz standen. Fazit: In einem sonst eher ausgereizten Markt - Consumer Electronics - lässt sich mit dem entsprechenden Werkzeug eine enorme Dynamik erzeugen.  

VORTEILE

  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Effektiver Verhandlungsprozess über Reverse Auctions
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten
 

Download Praxisbeispiel TFT-Monitore 

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Eine große Einzelhandelskette aus dem Sportbereich war auf der Suche nach einem Outsourcing Partner mit der Zielsetzung eine zentrale Clearing Stelle für den gesamten Datenaustausch mit unseren Lieferanten und Kunden zu finden. Dabei sollte nicht nur der laufende Betrieb sichergestellt, sondern auch die technische Abwicklung und Einrichtung vorhandener und neuer Kunden und Lieferanten mit deren individuellen Anforderungen erledigt werden. Die IT-Leitung dieses Kunden zeigt sich zufrieden: "Mit NEWTRON haben wir dazu den richtigen Partner gefunden. Wir stellen lediglich den Kontakt her, ab diesem Zeitpunkt übernimmt NEWTRON die gesamte Abwicklung, beginnend mit der Abstimmung des Datenformates über Konvertierung der unterschiedlichsten Datenformate bis hin zur gesicherten Datenübertragung in unser ERP-System. In der Praxis wurden wir durch die Qualität, das Know-how und die professionelle Abwicklung von NEWTRON überzeugt, dies bestätigen uns auch unsere Lieferanten und Kunden."  

Download Praxisbeispiel EDI Einzelhandel 

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Im NEWTRON-Handelsverzeichnis können geeignete Unternehmen Ingenieurdienstleistungen ausgewählt und zur Ausschreibung eingeladen werden. Zu jedem gelisteten Dienstleister sind Stammdaten hinterlegt, sodass sofort detaillierte Unternehmensinformationen abgerufen werden können. Derzeit können in der Produktgruppe Konstruktion/Planung/Projektierung über 800 Lieferanten weltweit ausgewählt werden. Dabei ist eine detaillierte Suche nach konkreten Spezialisierungsrichtungen möglich und empfohlen.  

AUF DER NEWTRON HANDELSPLATTFORM GIBT ES FOLGENDE ABBILDUNGSMÖGLICHKEITEN FÜR INGENIEURDIENSTLEISTUNGEN:

  1. Hinterlegung eines Leistungsverzeichnisses oder Lastenheftes als Anlage auf PositionsebeneVorteil: Einfachste und schnellste Abbildungsmöglichkeit komplexer SachverhalteNachteil: Über den Pauschalpreis hinaus gibt es keine Kostentransparenz. Es wird nur der Pauschalpreis über die gesamte Dienstleistung angegeben. Somit findet sich auch im automatisch generierten Excel-Angebotsvergleich nur eine Gesamtsumme. Fazit: Diese Möglichkeit eignet sich gut zur Abbildung komplexer Anfragen, ermöglicht jedoch keine Kostentransparenz.
  2. Erhebung von Stundensätzen pro LeistungsartVorteil: Detaillierte Darstellung von Preisen pro LeistungsartNachteil: Kein Komplettpreis für Gesamtleistung Fazit: Eine gute Möglichkeit Marktpreise für die geforderte Dienstleistung einzuholen und ggf. über Cherry Picking den Bestpreis für das Gesamtpaket zu ermitteln
  3. Detaillierte Abbildung des Lastenheftes/Kataloges mit HierarchieebenenVorteil: detaillierte Abbildungsmöglichkeit des gesamten Leistungsverzeichnisses mit hoher Kostendetaillierung. Dies sorgt für die nötige Transparenz. Jede ausgeschriebene Einzelposition wird im automatisch generierten Excel-Download dargestellt.Nachteil: Umso detaillierter eine Auswertung ist, desto umfangreicher werden die angegeben Werte. Fazit: Das Gesamt-Leistungsverzeichnis kann multipositional und mit unbegrenzten Hierarchieebenen abgebildet werden. Eine detaillierte Auswertung aller Kostenpositionen ist somit möglich. Die Möglichkeit eignet sich somit besonders dann, wenn die Kostentransparenz im Fokus steht.
 

VORTEILE VON VERHANDLUNGEN MIT NEWTRON

  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Umfangreiche Anlagen in der Ausschreibung zur genauen Definition der Anforderung an die Dienstleistung
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Effektiver Verhandlungsprozess über Reverse Auctions
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten

Download Praxisbeispiel Verhandlung von Ingenieurdienstleistungen 

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Die ‚Digitale Signatur‘ beschreibt ein kryptografisches Verfahren zur Signierung von Dokumenten und ersetzt die eigenhändige Unterschrift als Beglaubigungsmittel unter elektronischen Dokumenten. Die NEWTRON-Handelsplattform bietet ihren Nutzern die Möglichkeit zur digitalen Signatur, um an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen.  

1. FUNKTIONALE ANFORDERUNGEN

Der formale Ablauf des herkömmlichen Vergabeverfahrens sowie die einschlägigen Vorschriften und Regeln sollen auch bei der elektronischen Abwicklung gesetzeskonform aufrechterhalten werden. Darüber hinaus sollten alle weiteren für die Vergabepraxis wichtigen Richtlinien und Standards (für das Bauwesen etwa RBBau, VHB, GAEB-StLB, StLB-Bau, DA83, DA84, GAEB 2000) integriert werden. Zudem sind Sicherheitsaspekte ausreichend zu berücksichtigen. Gefordert ist eine internetbasierte Kommunikations- und Interaktionsplattform, auf die sowohl Bieter als auch ausschreibende Stellen zugreifen. Sie können dort Informationen erhalten und abgelegte Dokumente und Formulare bearbeiten, die im Rahmen der elektronischen Vergabe ausgetauscht werden. Bieter können nach Ausschreibungen und sonstigen Veröffentlichungen im Zusammenhang mit Vergabeverfahren suchen und die Verdingungsunterlagen beantragen. Nach erfolgter Authentifizierung ist es ihnen möglich, Angebote rechtsverbindlich und vertraulich abzugeben. Die ausschreibende Stelle soll sowohl die Bekanntmachung als auch die Verdingungsunterlagen gezielt für Vergabeverfahren elektronisch bereitstellen können. Weitergehende Funktionalitäten sind beispielsweise Serienbenachrichtigungen an alle Bieter während des Vergabeprozesses und Benachrichtigung des Gewinners und der nicht berücksichtigten Bieter nach der Vergabeentscheidung.  

2. SICHERHEITSANFORDERUNGEN

Erforderlich ist die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur zur Sicherung der Rechtsverbindlichkeit, da nur die qualifizierte Signatur gemäß Gesetz als Ersatz der eigenhändigen Unterschrift zugelassen ist. Die jeweils einmaligen Schlüsselpaare (privater und öffentlicher Schlüssel) werden durch staatlich überwachte Stellen natürlichen Personen fest zugeordnet. Die Zuordnung wird durch ein qualifiziertes Signaturschlüssel-Zertifikat beglaubigt. Die Bindung des Signaturschlüssels an den Inhaber erfolgt durch Besitz (Chipkarte) und Wissen (PIN). Außerdem muss die Authentizität eines Teilnehmers feststellbar sein. Es dürfen nur Personen einen Dienst durch das System anfordern, die auch zu dessen Nutzung berechtigt sind. Insbesondere soll es einem potentiellen Eindringling erschwert werden, eine andere Identität vorzutäuschen. Eine Nachricht muss nachprüfbar durch den vermeintlichen Sender erstellt worden sein. Besondere Anforderungen an die Technik des E-Vergabe-Systems stellt auch die Einhaltung des Vertraulichkeitsgebots. Eine Nachricht soll ausschließlich für den Empfänger, an den sie adressiert ist, lesbar sein. Abgegebene Angebote dürfen nicht von Dritten eingesehen und auch nicht vor dem angegebenen Termin geöffnet werden. Gleichzeitig muss die Vertraulichkeit auch beim elektronischen Transfer von Dokumenten sichergestellt sein. Als Dokumentenformat geeignet ist PDF inkl. 1024 Bit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Eine weitere zentrale Sicherheitsanforderung beim Austausch von Vergabedokumenten über eine elektronische Vergabeplattform ist die Integrität der ausgetauschten Daten und Nachrichten. Ein gesendetes Dokument sollte nach Möglichkeit beim Empfänger eintreffen, ohne dass ein Unbefugter während des Transfers daran eine Manipulation vornehmen kann. Da dies trotz umfassender Sicherheitsvorkehrungen und Verschlüsselungstechniken in der Praxis nie ganz ausgeschlossen werden kann, sollte der Empfänger zumindest in der Lage sein, mögliche Modifikationen am Dokument zu erkennen. Um dies sicherzustellen, wird das Dokument digital signiert. Zu einem rechtsverbindlichen Dokumententransfer gehört auch die Nicht-Abstreitbarkeit von Dokumenten. Der Versender darf im Nachhinein die Urheberschaft einer durch ihn erstellten Nachricht nicht leugnen können. Dies wird durch die digitale Signatur sichergestellt. Ebenso darf die Vergabestelle nicht den Eingang eines Angebots auf der Plattform abstreiten können, was durch die vom Server erstellte Empfangsquittung bzw. Protokollierung sichergestellt wird. Um den tatsächlichen Eingang oder Versand eines Dokuments auf der Plattform einwandfrei nachweisen zu können, sollte die elektronische Dokumenten-Signatur zusätzlich zur elektronischen Signatur mit einem Zeitstempel versehen sein. Um eine vollständige Gesetzeskonformität des E-Vergabe-Systems herzustellen, müssen neben den einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften und Richtlinien auch bestimmte Verfahrensregeln umgesetzt werden. Dazu gehört das Vier-Augen-Prinzip, das zum Beispiel bei der Angebotsöffnung zum Tragen kommt. Damit dieser Schutzmechanismus auch in der elektronischen Angebotsbearbeitung eingesetzt werden kann, müssen auf Seiten der Beschaffungsstelle Rollen und damit verbundene Nutzerrechte definiert werden. Die einzelnen Benutzerrollen werden zusammen mit den Zertifikaten der elektronischen Signatur des Rechteinhabers im System hinterlegt. Dieser muss sich dann zunächst mit seiner SmartCard autorisieren, bevor er auf ein bestimmtes Verfahren zugreifen kann. Bei der Angebotsöffnung wird ihm der Zugriff nur zusammen mit einem zweiten Rechteinhaber gestattet werden, um das Vier-Augen-Prinzip zu erfüllen. Mit der Verwaltung von Benutzerrechten lässt sich auch eine Vertreterregelung in das System integrieren. Jeder Mitarbeiter in einem Vergabeverfahren hat im Regelfall mindestens einen Vertreter, der ebenfalls in der Lage sein muss, die verfahrensbezogenen, verschlüsselten Dokumente zu lesen. Je nach Beschaffungsstelle kann es daneben weitere Mitarbeiter in verschiedenen Rollen (Angebotsöffner, Qualitätsbeauftragter, Referats- und Dienststellenleiter) geben, die ebenfalls schreibgeschützten Zugriff auf verschlüsselte Dokumente haben. Außerdem laufen Vergabeverfahren häufig über einen längeren Zeitraum. Deshalb muss auch die Möglichkeit bestehen, die Sachbearbeitung während eines laufenden Vergabeverfahrens an einen Mitarbeiter zu übertragen, der zu Beginn des Verfahrens nicht dafür vorgesehen war. So ist es etwa denkbar, dass im Laufe eines Vergabeverfahrens ein neuer Sachbearbeiter eingestellt oder aus einer anderen Behörde auf diese Stelle versetzt wird, weil der bisherige Mitarbeiter aus dem Amt ausscheidet. Auch für den Fall, dass ein Sachbearbeiter seine Signaturkarte verliert und eine Ersatzkarte mit neuen Schlüsseln erhält, muss ein Vertreter für ein laufendes Angebotsverfahren nachrücken können. Diese Fälle können ebenso auf Seiten der Bieter auftreten, weswegen auch hier eine entsprechende Vertreterregelung möglich sein muss. Aus diesem Grunde werden für die Codierung nicht die Verschlüsselungsschlüssel der Signaturkarte verwendet, sondern es bedarf für jedes Vergabeverfahren eines verfahrensabhängigen Schlüssels. Nur so lassen sich die oben genannten Anforderungen umsetzen.  

3. VARIANTEN IM AUSSCHREIBUNGSVERFAHREN

3.1 Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) Der Öffentlichen Ausschreibung (für nationale Ausschreibungen) bzw. dem Offenen Verfahren (für europaweite Ausschreibungen) kommt die größte Bedeutung unter den Vergabearten zu. Beide Verfahren haben in ihrem jeweiligen Geltungsbereich Vorrang vor den übrigen Vergabearten. Dabei wird eine unbegrenzte Zahl von Bietern, die Leistungen der ausgeschriebenen Art gewerblich anbieten, zur Angebotsabgabe aufgefordert. 3.2 Beschränkte Ausschreibung (Nicht-offenes Verfahren) mit Teilnahmewettbewerb Nur unter bestimmten, eng gefassten Voraussetzungen dürfen die Beschränkte Ausschreibung und sein europäisches Pendant, das Nicht-offene Verfahren, angewendet werden. Bei diesen beiden Vergabearten fordert der Auftraggeber eine begrenzte Anzahl von Unternehmen auf, ein Angebot einzureichen. 3.3 Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb Im Unterschied zur Variante 3.2 wird dem Prozess der Vorauswahl der Bieter kein Teilnahmewettbewerb mit Ankündigung vorangestellt. Die Auswahl potenzieller Anbieter erfolgt mithin nach billigem Ermessen der ausschreibenden Stelle. Für Ausschreibungen auf europäischer Ebene ist dieses verkürzte Verfahren nicht zulässig.  

4. VORTEILE VON AUSSCHREIBUNGEN MIT NEWTRON

  • Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
  • Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und Lieferanten
  • Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
  • Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
  • Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
  • Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten
  • Effektiver Verhandlungsprozess im Anschluss durch Auktionen möglich
 

Download Digitale Signatur 

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Projekt: Lomex EQS GmbH Im Gespräch mit Clemens Linder, Projektleiter Abfallmanagement & Operative Dienstleistungen bei Lomex EQS GmbH. 1. Herr Linder, erklären Sie uns doch kurz, was Ihr Unternehmen genau macht. Wir sind als Beratungsunternehmen und externer Facheinkauf für Unternehmen im Bereich Abfallmanagement und Abfallvermarktung tätig. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrungen wickeln wir für unsere Kunden aus Industrie, Handel und Dienstleistung zahlreiche Beratungsprojekte erfolgreich ab. 2. Welche Waren haben Sie mit Hilfe eines Betreuten Einkaufsprojektes von NEWTRON eingekauft? Wir kaufen im Auftrag unserer Kunden die benötigten Entsorgungsleistungen ein. Im Jahr 2003 haben wir das erste Mal ein Betreutes Einkaufsprojekt zusammen mit der NEWTRON AG durchgeführt und uns dann für eine langfristige Zusammenarbeit entschieden. Das System und die Einfachheit haben uns damals überzeugt. 3. Wie haben Sie diese Waren denn eigentlich zuvor beschafft? Bevor wir uns für den elektronischen Weg entschieden haben, erfolgte der Versand der Ausschreibungsunterlagen per Mail, als Konditionsblätter in Excel. So, wie es auch heute noch in viele Unternehmen der Normalzustand ist. Die manuelle Aufbereitung dieser Konditionsblätter bedeutete bei uns natürlich immer einen enormen Arbeitsaufwand, in dem wir unsere internen Ressourcen nicht bestmöglich einsetzen konnten. 4. Wie lief das Projekt genau ab? Was mussten Sie machen, was hat NEWTRON erledigt? Von NEWTRON gab es eine umfassende Einweisung und Schulung auf das Produkt sowie auf das Erstellen von Rahmenvorlagen zur weiteren Nutzung. Als Erstes wurde ein Interview mit uns als Unternehmen geführt aus dem dann eine Portfolio Analyse entstand, in der die geeigneten Warengruppen identifiziert wurden. Danach wurden die Projektphasen (Lieferanten-Registrierung, Anfrage) und das Timing fixiert. Alle Schritte immer in ganz enger Zusammenarbeit zwischen unserem Unternehmen und dem zuständigen NEWTRON Consultant, der uns während des kompletten Prozesses nicht von der Seite gewichen ist.Nach dem konzeptionellen Teil sind wir dann direkt im System in die Vorbereitung der Ausschreibung eingestiegen. Zusammen haben wir die Ausschreibung mit allen Details aufgesetzt, die geeigneten Lieferanten, die eine Einladung erhalten sollten, ausgesucht und die Ausschreibung durchgeführt. Dabei gab es ganz klar ein Ziel - den geeignetsten Lieferanten hinsichtlich vorab definierter Soft- und Hardfacts wie Preis, Qualität und Zuverlässigkeit zu identifizieren. Für uns abschließend ein tolles Projekt, um einen intensiven Einblick in die Funktionen der Tools und deren Vorteile im Einsatz zu bekommen und sich konkrete Handlungsempfehlung für zukünftige Projekte abzuholen. 5. Können Sie uns etwas zum Gewinn oder der Einsparung, die durch das Betreute Einkaufsprojekt erzielt wurden, sagen? Eine monetäre Einsparung genau zu differenzieren ist natürlich immer schwierig. Was ich aber mit Sicherheit als Fazit für uns sagen kann ist, dass wir sehr viel effizienter arbeiten und die Ressourcen, die wir haben, viel besser nutzen können. Durch die automatisierte Auswertung und Gegenüberstellung der verschiedenen Angebote ist, die vorher so aufwändige, Erfassung in Excel nicht mehr nötig. 6. Fühlten Sie sich kompetent betreut und würden auch in Zukunft wieder Betreute Einkaufsprojekte mit NEWTRON durchführen? Die Betreuung durch unseren Consultant Herrn Ernst war und ist immer noch vorbildlich. Wir empfehlen NEWTRON gerne unseren Kunden weiter. Die langjährige Partnerschaft, die aus unserem ersten Betreuten Einkaufsprojekt entstanden ist, spricht meiner Meinung auch einfach für unsere positiven Erfahrungen.

Vielen Dank, Herr Linder!

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